Сетевой журнал: галерея ИТ-проектов
ComputerAge: быстро получить эффект



задача:
Документооборот
другие решения:
"АйТи" : в одной команде с закачиком





 

Компания ComputerAge - системный интегратор широкого профиля. Выполняет проектирование, построение и обслуживание ИТ-инфраструктур, оказывает услуги по техническому сопровождению оборудования и ПО, поставляет готовые решения для интеграции бизнес-процессов с интернетом, снижения операционных расходов и управления взаимоотношениями с клиентами и партнерами. ComputerAge является партнером многих ведущих мировых производителей, в частности, имеет статус авторизованного дилера IBM, сертифицированного партнера IBM по электронному бизнесу, поставщика CRM-решений IBM, премьер-партнера IBM по программному обеспечению и др. Компания поддерживает ИнтернетСервисЦентр www.domdoc.ru, предоставляющий полную информационную и техническую поддержку для системы управления электронными документами Lotus Domino.Doc.

Решения по документообороту ComputerAge строит на основе семейства продуктов Lotus компании IBM - LotusWorkflow и Lotus Domino.Doc. Подчеркнем, что компания не занимается разработкой собственной системы документооборота, а предлагает строить решение на базе вышеназванных продуктов в соответствии с требованиями заказчиков. Этот подход, разумеется, имеет свои плюсы и минусы.

"Импортные" решения
Главные плюсы "импортных" решений в том, что их надежность и функциональная эффективность проверена в многочисленных внедрениях по всему миру. Продвижение этих решений требует сравнительно небольших ресурсов, а значит, занимающаяся им компания может иметь более высокую мобильность, чем если бы она разрабатывала собственный продукт. Минусами являются зависимость от фирмы-производителя, особенно от ее ценовой политики, а также проблемы, связанные с локализацией, впрочем, в ComputerAge они к настоящему времени уже в основном решены.

То, что в Lotus Workflow и Domino.Doc реализован западный подход к документообороту, в ComputerAge не рассматривают как проблему. Конечно, есть предприятия, по тем или иным причинам вынужденные придерживаться старой регламентации документооборота, применявшейся еще в советское время, но немало и таких, руководство которых готово организовать работу с документами по западному образцу, - именно на них в первую очередь ориентируется ComputerAge. Кроме того, не будем забывать, что решение всегда может быть доработано, в том числе и с учетом каких-то специфических российских особенностей, - пакеты семейства Lotus достаточно универсальны.

Источник сложностей с продвижением Workflow и Domino.Doc на российском рынке, - а такие сложности действительно есть, - представители ComputerAge усматривают в другом. Прежде всего, по поводу западных продуктов, подобных Lotus Domino.Doc и Workflow, существует распространенное мнение, что они слишком дороги для российских компаний. Однако в действительности ценовая политика IBM в отношении, например, Workflow на сегодняшний день вполне приемлема. Если раньше сервер Lotus Workflow стоил порядка $13 тыс., то сейчас он предоставляется бесплатно, как и рабочее место разработчика, стоившее около $3 тыс. Платить нужно только за рабочие места пользователей - не более $87 за место.

Проблемы с внедрением могут быть вызваны также тем, что Lotus Workflow - очень "строгая" система, и ее можно внедрять только там, где в документообороте наведен определенный порядок; на российских предприятиях, как мы знаем, это условие часто не выполнено. Наличия порядка требуют, вообще говоря, все системы работы с электронными документами, но у Lotus Workflow, разработанной первоначально в Германии со всей присущей немцам дотошностью и аккуратностью, эти требования более жесткие.

Хранение и движение
Решение, предлагаемое ComputerAge, подходит к проблеме документооборота с разных сторон - если угодно, со стороны документа и со стороны оборота. Domino.Doc работает с файлами, рассматриваемыми как документы. Эта система позволяет классифицировать документы, присоединять к ним атрибутивные карточки любой требуемой структуры, вести историю версий. В ней есть мощные средства архива и замечательные средства блокировки доступа, которые прекрасно работают в распределенной среде. Domino.Doc идеальна для хранения документов, однако бизнес-процессов там предусмотрено всего два - согласование и утверждение.

Зато система Lotus Workflow содержит мощнейший механизм маршрутизации и позволяет выстраивать любые бизнес-процессы от самых примитивных, из двух-трех операций, до сложнейших, с логическими правилами, вычислением исполнителей и т.д. Эти бизнес-процессы рисуются в графическом интерфейсе Workflow Architect и "оживляются" единственным нажатием кнопки. При необходимости Lotus Workflow позволит организовать совместную работу сотрудников, находящихся в разных городах и на разных континентах, так, как это зафиксировано в бизнес-процессе. Число отделений компании, объединенных системой Lotus Workflow, никак не ограничивается. Таким образом, если организации необходимо навести порядок в прохождении документов, ей поможет Lotus Workflow, если в архивах - Domino.Doc, а если ставятся и та и другая задачи, ComputerAge предложит использовать оба продукта.

До начала работы
Работа над проектом обычно начинается с заявки, написанной заказчиком и содержащей список его требований, чаще всего это одна-две страницы. Сотрудники ComputerAge обсуждают требования заказчика, после чего проводят обследование. На этом этапе требования заказчика вполне могут быть пересмотрены.

Специалисты ComputerAge накопили значительный опыт адаптации пакетов Lotus к задачам конкретного клиента. И все же они нередко рекомендуют заказчику, наоборот, адаптировать свои пожелания к стандартным возможностям предлагаемого продукта, поскольку такой вариант часто представляется наиболее разумным и целесообразным с точки зрения скорости внедрения и получения отдачи для клиента.

Дело в том что заказчики склонны запрашивать достаточно много дополнительных функций, требующих доработки продуктов. Выполнение всех в точности требований заказчика в такой ситуации многократно удорожило бы проект, а главное - отодвинуло бы сроки его реализации.

Поэтому если специалисты ComputerAge видят, что запрошенные дополнительные функции в действительности представляют собой "бантики", без которых заказчик, по крайней мере на первом этапе, вполне может обойтись, они советуют ему трансформировать задачу в нечто менее амбициозное и более реалистичное. Конечно, выбор остается за заказчиками, но обычно их представители также постепенно приходят к пониманию того, что самое важное - быстро получить эффект от внедрения системы.

Кстати, иногда вместо требуемой заказчиком функции можно использовать ее достаточно близкий эквивалент, встроенный в базовый пакет. Хорошо зная стандартные возможности ПО Lotus, инженеры ComputerAge в ряде случаев предлагают заказчику вариант, в котором почти то же, что запрошено в задаче, обеспечивается без доработки.

Предпроектное обследование, проводимое сотрудниками ComputerAge после ознакомления с пожеланиями заказчика, сводится к нескольким интервью с идеологами проекта, т. е. заинтересованными в нем представителями бизнес-подразделения заказчика. Первоначально эти интервью проводились по опросным листам, разработанным специалистами Lotus, но очень скоро появился дополнительный список, подготовленный уже непосредственно в ComputerAge. Он невелик - там всего около десятка вопросов, но очень важен для оценки таких параметров будущего проекта, как эффективность, сложность и трудоемкость.

На полномасштабное обследование, которое предусматривало бы опрос рядовых сотрудников, работающих с документами, клиенты пока идут редко: как правило их представители, курирующие внедрение электронного документооборота, уверены, что и так все знают, а значит, обследование будет непроизводительной тратой времени и денег. Разумеется, это в корне ошибочный подход, последствия которого могут крайне неприятным образом сказаться на этапе внедрения.

В ситуации, когда заказчик отказывается от проведения более глубокого анализа, ComputerAge обходится кратким опросом.

По окончании серии интервью составляется документ - не техническое задание, а скорее техническая спецификация на производство работ, которая обычно становится приложением к договору. Это результат совместной работы специалистов ComputerAge и компании-заказчика. Внедрение и тестирование

Именно спецификация как правило выступает в качестве основного документа при реализации проекта. Она, в отличие от технического задания, может быть при необходимости изменена, а такая необходимость возникала практически во всех проектах систем документооборота, над которыми приходилось работать специалистам ComputerAge. Все изменения тщательно фиксируются и протоколируются, и система строится параллельно с доработкой спецификации. Полученный в итоге продукт подвергается краткому тестированию, которое проводит проектная группа со стороны заказчика при участии одного-двух специалистов ComputerAge.

Пакет Domino.Doc представляет собой библиотеку стандартных функций, и его тестирование можно проводить по единообразной схеме.

Тестирование решений на базе Lotus Workflow заключается в том, что представители заказчика проходят все построенные бизнес-процессы, заходя во все ветки и фиксируя все недочеты. Затем составляется протокол, в котором перечисляются необходимые доработки, далее эти доработки производятся, после чего проектная группа переходит к промышленному внедрению, т. е. с системой начинают работать пользователи.

Обучение и сопровождение
Известно, что внедрение любого сколь угодно замечательного метода работы всегда встречает сопротивление со стороны сотрудников, вынужденных отступать от сложившихся у них привычек и стереотипов. При первом знакомстве с системой у пользователей обычно возникает масса вопросов - а если я поступлю так? а нельзя ли мне сделать вот это? Пользователи нуждаются в помощи специалиста, способного дать ответ.

Обучать сотрудников работе с внедренной системой можно силами ComputerAge, которая предлагает несколько вариантов такого обучения в зависимости от ситуации. На начальном уровне специалисты ComputerAge проводят с сотрудниками заказчика обучение по работе с основными функциями системы. Для того чтобы специалисты со стороны заказчика, поддерживающие систему, чувствовали себя более свободно, может быть проведено дополнительное обучение по администрированию систем. Кроме того, совместно с учебным центром IBM компания организует обучение и сертификацию сотрудников заказчика на любом уровне, с начального до профессионального.

Далее, в договорах, которые заключает ComputerAge, стандартно присутствует пункт о гарантиях - компания обязуется в согласованные сроки исправлять все обнаруженные ошибки; при необходимости срок обслуживания можно продлить.

Система электронного документооборота нуждается не только в сопровождении, но и в постоянной доработке, поскольку сам документооборот не остается неизменным, а непрерывно модифицируется, совершенствуется и т.д. Здесь полезной оказывается заложенная в Lotus Workflow возможность довольно быстро перестраивать бизнес-процессы без ущерба для работающей системы.

Для доработки заказчику совершенно не обязательно привлекать специалистов ComputerAge: если в его ИТ-отделе есть достаточно квалифицированные специалисты, они могут сами дорабатывать систему в соответствии с потребностями организации. ComputerAge поставляет все свои продукты вместе с исходным программным кодом, никаких секретов от заказчика у компании нет.

Клиенты ComputerAge
По наблюдениям сотрудников ComputerAge, в ряде отраслей руководители предприятий не понимают выгоды электронного документооборота и ссылаются на ограниченные финансовые возможности: "На аппаратную базу денег еще как-то хватает, а на лицензионное ПО - уже нет". В то же время существуют компании, просчитывающие финансовые выгоды и возможности, которые дает использование этих технологий. Из более продвинутых секторов, в которых услуги ComputerAge востребованы, можно назвать телекоммуникационный и банковский. r

 
сетевой форум
архив
подписка на журнал
о сетевом

подписка на новости

подписка на журнал

архив номеров

архив новостей