Сетевой журнал: галерея ИТ-проектов

ЭАР – не "кирпич", а "главная дорога"

Примерно два года назад в ИТ-сообществе заговорили об электронных административных регламентах (ЭАР) – стандартах построения ИТ-решений для госсектора. Тогда впервые для этой области было предложено использовать наработки, существующие в автоматизации коммерческих структур, в частности подход выделения ключевых бизнес-процессов. В коммерческих структурах они отвечают за максимальную добавленную стоимость, а в государственных учреждениях – за эффективность деятельности, ради осуществления которой собственно и создаются. Самая большая современная ИТ-проблема и в бизнесе, и в госсекторе – интеграционная. Заключается она в наследовании предыдущих этапов автоматизации. В государственных организациях и частных компаниях к сегодняшнему дню сформировался "зоопарк" приложений, разработанных разными производителями и предназначенных для реализации отдельных направлений административно-хозяйственной деятельности. Каждое из них само по себе может работать замечательно, но точно и оперативно узнать, в каком состоянии находится основной бизнес-процесс организации, при таком "разделении труда" не представляется возможным. Помимо этого, если следовать формальным определениям, бизнес-процессов в государственных учреждениях не существует, зато есть определенные регламенты работ, которым нужно следовать. Электронные регламенты – это новый тип информационных систем, позволяющих решать все задачи госучреждения, от описания и структурирования технологических процессов до оценки деятельности как системы в целом, так и отдельных исполнителей.

С позиций компании "ФОРС – Центр разработки" для реализации ЭАР подходит workflow. С помощью такой ИТ-системы каждый пользователь, выполняющий отдельную функцию, может передавать результат ее выполнения другому пользователю, благодаря чему отдельные функции увязываются в автоматизированный завершенный процесс.

Системы типа workflow поставляются практически каждым крупным производителем программного обеспечения. "ФОРС – Центр разработки" предлагает решения по автоматизации деятельности предприятий на основе технологии Oracle Workflow. Ее преимуществом является архитектурное устройство, главным ядром которого выступает СУБД Oracle. Конечно, это усложняет архитектуру решения, требует более высокой квалификации обслуживающего персонала. И, тем не менее, если организация располагает развитой СУБД, можно сказать, что у нее есть главное средство для автоматизации, в том числе для ЭАР.

В октябре прошлого года "ФОРС – Центр разработки" предложил на рынок тиражируемое решение "ЭЛАД-ЭР", воплощающее изложенные выше подходы. В нем реализованы возможности построения любого бизнес-процесса и информационного хранилища произвольного состава. Результативность такого объединения была сформулирована в ФОРСе около двух лет назад. Она заключалась в том, чтобы к заложенной в системе Oracle Workflow функциональности, предназначенной для построения процессов, добавить еще и работу с информационным хранилищем. ФОРС разработал решение, позволяющее создавать собственные хранилища информационных объектов и работать с ними – электронный архив документов ЭЛАД. Эта разработка выросла из задач, обусловленных проведением правовой реформы в нашей стране: существовала потребность в механизме электронного хранения связанных между собой, динамично меняющихся документов произвольной структуры, с которыми можно эффективно работать, отыскивая нужную информацию. ЭЛАД лег в основу ряда внедрений этого направления.

Oracle Workflow – не просто система управления документами, а система управления именно рабочими процессами. В ней реализован следующий подход: в требуемое время управление (полномочия принятия решения) деятельностью (процессом) передается с помощью системы от одного исполнителя к другому. В "ЭЛАД-ЭР" система workflow интегрирована с единым хранилищем документов, не зависящим от их типа; это может быть любой информационный объект – файл, ссылка на внешнее хранилище, ссылка на запись в базе данных и т.д. В хранилище, в карточке документа, содержатся метаданные, описывающие информацию, которая содержится в документе. Атрибутивный состав документа может быть произвольным, и при необходимости его можно менять. Здесь же, в хранилище, имеется информация о том, как и какие процессы выполняются над документами.

"ЭЛАД-ЭР" с помощью некоторого графического языка, присущего Oracle Workflow, дает возможность описать любой алгоритмизируемый процесс в виде диаграмм правил и действий, а набор интеграционных функций этой системы позволяет в рамках процесса включать в эти правила и действия информационные объекты, размещенные в хранилище ЭЛАД. Такое объединение и образует конечный интегрированный продукт. Результатом интеграции Oracle Workflow и ЭЛАД стало предлагаемое компанией ФОРС тиражируемое решение, к настоящему времени уже имеющее ряд внедрений.

В этой статье мы расскажем о внедрении "ЭЛАД-ЭР" в Национальном фонде подготовки кадров (НФПК). Эта организация реализует на территории России проекты, направленные на поддержку государственной реформы в системе образования. Поскольку фонд занимается распределением финансовых средств, он обязан четко отслеживать выполнение финансируемых проектов, получать конкретные, фиксированные в технических спецификациях результаты. Это сложная проектная деятельность в плане количества стадий, которые проходит каждый реализуемый проект.

Бизнес-процессы заказчика, необходимые для выполнения основной деятельности НФПК, по большей части были описаны во внутреннем документе под названием "Операционное руководство", еще до того, как началось внедрение системы. Помимо описанных там процессов существовал набор сложившихся практик, не регламентированных руководством. А дополнительно к этому при выполнении должностных обязанностей персонал использовал свободное, неформальное общение, в ходе которого применялись в том числе и ИТ-инструменты – электронная почта, голосовые средства общения. "ФОРС – Центр разработки" автоматизировал формализованную деятельность заказчика, формализовал (и, естественно, тоже автоматизировал) установившиеся практики, сознательно не вмешавшись в креативную, неформализованную зону свободного общения персонала, поскольку попытка ее формализации чревата выхолащиванием сути этой формы обмена информацией. Средствами автоматизации в данном случае были поддержаны только отдельные элементы, которые логично было формализовать. Например, в workflow реализована поддержка процесса передачи документов на рецензирование. Этот процесс требует определенного времени, чтобы получить ответ и зафиксировать результат в общем информационном хранилище. Вовлеченные в него рецензенты работают с документами, размещенными в том же хранилище. Таким образом все этапы – отправка, принятие на рецензирование, ответ – фиксируются в системе. Работа с документом может быть организована как параллельно, так и последовательно. И в этом слабо формализованном по своей сути процессе обмена информацией система автоматизирует только механизм диспетчеризации.

На первом этапе внедрения "ЭЛАД-ЭР" на протяжении двух месяцев строились диаграммы для бизнес-процессов заказчика, в том числе и тех, которые еще не были описаны в "Операционном руководстве". Результаты этого этапа были зафиксированы в workflow. Одновременно была разработана структура информационного хранилища. Еще два месяца ушло на отработку функционирования системы на двух проектных циклах с участием исполнителей со стороны заказчика. По результатам выполненных работ в систему были внесены неизбежные уточнения, отражающие специфику организации бизнеса заказчика. Затем наступила пора опытной промышленной эксплуатации, которая показала хорошее качество настройки системы. Сейчас завершается процесс переноса в единое хранилище всех данных, которые находились в файловых хранилищах, на серверах электронной почты и локальных дисках пользователей. Завершение этой процедуры улучшит управляемость организации и сделает деловую информацию более доступной.

До внедрения та часть проектов, которая не была связана с финансами напрямую, отслеживалась в НФПК по мере необходимости. Следует отметить, что в силу особенностей сферы образования использовать в ней формализованные оценки сложно: срок возврата инвестиций здесь увеличен, и оценивать нужно не коммерческую, а социальную эффективность. Однако с помощью "ЭЛАД-ЭР" можно контролировать изменение всех проектных параметров, которые только можно формализовать, и получать информацию о них в тот момент, когда это потребуется.

По ходу внедрения системы происходило информационное объединение отдельных процессов, закрепленных за отдельными подразделениями, которые работают относительно независимо друг от друга. Для НФПК была построена система поддержки большого количества (более пятидесяти) предварительно автоматизированных взаимосвязанных процессов, охватывающих всю деятельность фонда. Использование разработки ФОРСа позволило модернизировать существующий в НФПК мониторинг проектов, поднять уровень его автоматизации. Теперь контроль стадий выполнения отдельных проектов возможен в реальном времени.

Суть выполненного ФОРСом внедрения в НФПК и заказчик, и исполнитель видят в построении системы взаимосвязанных процессов деятельности, реализации их автоматизированного мониторинга, превращении их по сути в регламенты и создании единого хранилища консолидированной информации обо всей деятельности фонда.

Опыт внедрения систем, базирующихся на интеграции workflow и хранилища документов, в организациях государственного сектора убеждает специалистов "ФОРС – Центра разработки" в том, что такое решение, обеспечивающее автоматизацию формализованных процессов и создание на их базе электронных административных регламентов, действительно повышает эффективность работы госучреждений и их управляемость.

сетевой форум
поиск
подписка на журнал
о сетевом